Какие документы нужны для оплаты зарубежного инвойса
Правильное документальное оформление — обязательное условие корпоративного международного платежа. Расскажем, какие документы нужны для оплаты зарубежного инвойса, что требует банк и что необходимо для бухгалтерии.
Основные документы для международного платежа
Для проведения международного платежа иностранному поставщику российской компании потребуется несколько групп документов: документы-основания платежа, документы для банка (валютный контроль) и документы для бухгалтерского и налогового учёта.
Полный перечень зависит от схемы расчётов (прямой перевод или через агента), суммы платежа и требований вашего банка. Минимальный пакет включает инвойс и договор. Для крупных сумм дополнительно требуется постановка контракта на учёт в банке.
Требования к инвойсу
Инвойс — ключевой документ, подтверждающий основание платежа. Он должен содержать: полное официальное наименование иностранной компании-получателя, её адрес, реквизиты банковского счёта (IBAN или местный формат, SWIFT/BIC код банка, название и адрес банка), подробное описание товара или услуги, сумму и валюту, дату выставления.
Инвойс должен быть выписан на имя вашей российской компании — это подтверждает, что платёж является вашим деловым расходом. Если инвойс выписан на другое лицо, банк вправе отказать в проведении платежа.
Допустимые форматы инвойса: PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX. Рукописные инвойсы, как правило, не принимаются. Инвойс должен быть подписан уполномоченным лицом иностранного контрагента.
Договор с иностранным поставщиком
Договор с иностранным поставщиком является основанием для оплаты и необходим для правильного учёта расходов. Он должен содержать: предмет договора (описание товара или услуги), цену и валюту, условия оплаты, срок исполнения обязательств и реквизиты сторон.
Договор может быть оформлен на русском и английском языках (двуязычная версия) или только на английском. В последнем случае для целей налогового учёта в России может потребоваться нотариально заверенный перевод на русский язык.
Если между вашей компанией и поставщиком нет формального договора, основанием для платежа может служить оферта и акцепт, переписка по электронной почте с согласованием существенных условий сделки. Уточните допустимость такого варианта у вашего банка.
Паспорт сделки и валютный контроль
Начиная с марта 2018 года в России действует упрощённый порядок валютного контроля: вместо паспорта сделки введена постановка контракта на учёт в уполномоченном банке. Постановка на учёт обязательна для контрактов с нерезидентами на сумму от 3 млн рублей (для импортных договоров).
Для постановки контракта на учёт в банке потребуется: договор с иностранным контрагентом, сведения об ожидаемых сроках поступления товаров или исполнения услуг, реквизиты иностранного контрагента. Банк присваивает контракту уникальный номер учёта контракта (УНК).
Платежи по контракту, поставленному на учёт, сопровождаются подачей в банк сведений о валютной операции и справки о подтверждающих документах. Конкретный порядок уточняйте в вашем банке — требования могут незначительно отличаться.
Документы для бухгалтерии
Для правильного отражения расходов на оплату иностранного поставщика в бухгалтерском и налоговом учёте российской компании необходимы следующие документы: инвойс (счёт) от иностранного поставщика, договор с иностранным поставщиком, документы, подтверждающие поставку товара или оказание услуги (CMR, коносамент, акт приёмки), платёжное поручение с отметкой банка, SWIFT-подтверждение (MT103).
Для компаний на ОСНО расходы на оплату товаров и услуг иностранных поставщиков учитываются в составе расходов при наличии надлежащего документального подтверждения. Курсовые разницы учитываются в составе внереализационных доходов или расходов.
Для компаний на УСН (доходы минус расходы) расходы на оплату товаров учитываются при условии их реализации. Расходы на услуги — по факту оплаты при наличии акта.
Документы при агентской схеме
При оплате через платёжного агента (например, PayLine) перечень документов дополняется: агентский договор с платёжным агентом, поручение на оплату конкретного инвойса, агентский отчёт о совершении платежа, акт выполненных услуг с агентом, подтверждение перечисления средств получателю.
Агентский отчёт является ключевым документом, подтверждающим, что средства были направлены именно иностранному поставщику в соответствии с поручением принципала. Без агентского отчёта расходы принципала не имеют надлежащего документального подтверждения.
PayLine предоставляет полный комплект документов по каждой сделке. Перечень согласовывается с клиентом до начала расчётов с учётом требований его бухгалтерии.
Оплата зарубежных инвойсов через PayLine
Принимаем инвойс, проверяем возможность платежа, рассчитываем условия. Полный пакет документов по завершении сделки.
Узнать условия →Частые вопросы
Технически возможно, но нежелательно. Без договора расходы сложнее обосновать для налоговых целей, а банк может запросить дополнительные пояснения. Лучше иметь хотя бы оферту с акцептом или переписку, согласовывающую условия сделки.
Российское законодательство не требует обязательного перевода первичных документов на русский язык для целей бухгалтерского учёта. Однако ряд банков и налоговых органов при проверке может запросить перевод. Перевод рекомендуется для документов на языках, отличных от русского и английского.
Первичные документы в России хранятся не менее 5 лет. Документы валютного контроля — не менее 3 лет с даты исполнения обязательств по контракту.
Это нетипичная ситуация. Официальный инвойс является стандартным требованием для любых корпоративных расчётов. Попросите поставщика выдать инвойс на фирменном бланке с реквизитами компании и банка. Без инвойса провести легальный платёж невозможно.
Читайте также